広報PRの業務はアナログ一色？
IT/Web系企業にいながら広報PRについては「アナログ一色」という会社が多いと思います。Wordでプレスリリースを書いて、プレスリリース配信代行業者の利用を併用しながらFAX・メールでプレスリリースを一通づつ送付するという方法が一般的です。クラウドサービスをフルに活用することで広報PR業務は劇的に効率アップします。シェイプウィンで利用しているクラウドサービスを紹介します。
ChatWork
LINEの法人版のようなクラウド型チャットアプリです。グループでのチャットやタスク管理がセキュアにできるツールです。ブラウザやiOSアプリからアクセスできます。（月額410円/ID、無料版あり）
広報担当者にとって、開発部や営業部、社長など多くの部署と漏れなくやり取りをする際にはチャットが気軽で便利です。また、製品やアップデートのリリースなどのタイミングでは、各部署（担当者）とのタスク管理や同期を取ることもできるため、社内のベースとなるコミュニケーションツールとしてオススメです。メールと異なり間違った内容を書いてもすぐに消せる点も誤った情報伝達をなくすためには重要です。
Google Apps（Google ドライブ）
Microsoft Office のようなワープロ、表計算、プレゼンテーションのクラウドアプリで、ブラウザやiOSから編集できます。（月額500円/ID、無料版あり※1）
広報業務では主にGoogle ドキュメントとGoogle スプレッドシートを利用しています。プレスリリースの作成・編集に重宝するのがGoogle ドキュメントです。共同編集ができるため、手分けをして作成できるほか、校正の際の回覧も一斉に簡単にできます。また、最新版を常に共有しておけるため、メディア対応の際に古い情報を発信するリスクを避けられます。
Google スプレッドシートは、メディアリストの作成・保管に便利です。リストの新旧の入れ違いや社内のメディア人脈の見える化につながります。
※1 Google apps の各アプリは無料でも利用できますが、大切な広報のデータを守る上では、利用規約にデータ保護が明記された有料版をオススメします。
日経テレコン
400以上の新聞、雑誌の過去の記事が収録しているサービスです。過去の記事や自社の掲載記事をクラウド上で検索し、閲覧できます。（月額8,100円+記事料金）
購読しなくても業界紙や雑誌の記事を閲覧することができます。会社名や「スマホ」「IoT」などのキーワードで検索すると該当する記事を取得できます。新聞の署名記事を探す、過去記事からメディア分析をする、テレビや雑誌に補足資料としての記事を添付するなど、記事化を狙うに当たって様々なことができます。
自社のニュースが掲載された時のアラート機能を使えば、クリッピング会社に依頼するよりも安く自社記事のクリッピングができます。広報には必須のツールです。
eFax / CombzMail
プレスリリースの一斉配信をする際に利用するFAXとEメールの一斉送信クラウドサービスです。クラウド完結型のFAX「eFax」（月額1,500円+送受信料金）とクラウド型メール配信サービス「CombzMail（コンビーズメール）」（月額2,300円）です。
eFaxを利用するとリスト化したFAX番号へ一斉送信が簡単にできるほか、個別アプローチする際の個別送信でもクラウドから簡単に行うことができます。PDFファイルを即座に送れます。また、記者会見などの返信をメールボックスのようにストックできるため受信したFAXを見失うリスクも避けられます。
CombzMailでは、安価にEメールの一斉送信ができます。クリックカウンターもついており、配信に対する簡単なレスポンスを計測可能です。添付ファイルを送る、リッチテキストで送る、到達確認をする、クリックした人を判別するなどの機能はありませんので、その際は月額3万円以上の高価なサービスを使うことを検討する必要があります。
広報PR業務へのクラウド導入のまとめ
広報PRの業務は、部署を超えてコミュニケーションを取る必要があり、繁雑になります。コミュニケーションツールや共同編集ツールを利用することで無駄なコミュニケーションを減らすことができ、間違いを減らせるメリットがあります。さらに、これらのサービスは安価であるため、導入も容易にできます。複数のクラウドサービスを広報PR業務に活用して効率的なマーケティングを行ってみてはいかがでしょうか。
