メディアリストの作り方〜新米広報が行うこと

プレスリリースをテレビ・新聞・ネットなどのメディアに配信し、新商品・サービズやイベントなどを取り上げてもらうことは、広報担当者にとって重要な仕事です。

しかし、数多くあるメディアの中でどのメディアにプレスリリースを配信すれば良いのか、どこに電話してどのようにプレスリリースを配信すれば良いのかなど初めて広報活動を行う方には多くの疑問が出てくるはずです。

この記事では、広報活動の第一歩となるプレスリリースの配信先をリスト化したメディアリストの作り方について私の経験からお伝えします。

配信先をリストアップ！「メディアリスト」とは？

メディアリストとは、プレスリリースを配信するメディアの名称や住所・連絡先・プレスリリース送り先・担当名などをリストにまとめたものです。エクセルやGoogle スプレッドシートの表でまとめると後々に使いやすいです。

メディアリストの作り方

【新聞】【テレビ】【ラジオ】【雑誌】【オンライン】の5つの種類のメディアが存在します。その中で、自社の商品・サービスに関係のありそうなメディアを1つ1つピックアップしていきます。以下に細分化したカテゴリを載せましたので参考にしてみてください。

メディア分類の例

なぜメディアリストを作る必要があるのか

2008年頃から流行し始めたプレスリリース配信業者を利用すれば、メディアリストを作成しなくても、プレスリリースの配信は可能です。配信サービスとしては、例えば＠Pressやバリュープレスなどでは、1リリース3万円程度で各メディアに一斉配信してもらえます。

しかしながら、メディアリストを自前で作成することには意味があります。配信業者の利用では、どのFAX番号やメールアドレスに配信したかわからないため、メディア側の担当者とのリレーション作り（関係性作り）や、配信後に個別にアプローチするなどの広報活動を有利に進める手段を取れなくなってしまします。

マンパワーが足りない会社では、プレスリリース配信業者の利用と平行で自前のメディアリストを作成することをオススメします。

メディアリスト作成方法

まず、プレスリリースを配信したいメディアのピックアップ・リスト化を行います。リスト化した各メディアごとに住所・電話番号・送り先・担当名・送付方法などの詳細を追記していきます。

各メディアの電話番号や配信先のFAX番号、メールアドレスはどのようにして調べるのでしょうか？　誰でもできる方法をご紹介します。

(1)雑誌や本を利用しリストを作成する。

株式会社宣伝会議から発売されているマスコミ電話帳には、テレビ・新聞・雑誌メディアの電話番号や住所がされています。メディアリストを作る上で活用できます。FAX番号やメールアドレスは掲載されていないメディアには、後に紹介する方法で電話をすることで配信先の情報を得ることができます。

(2)ネットで検索

「ITmedia　プレスリリース送付先」と検索するか、メディアのホームページを閲覧すると、プレスリリース送付先が掲載されているケースがあります。メディア毎に郵送、FAX、メールなど配信方法が指定してある場合はこちらもメモするとよいです。

(3)人脈を作る

過去にやり取りを行ったメディア担当者や、紹介・イベントなどで出会った記者やディレクターとの人脈は必ず抑えましょう。個人の連絡先や送付先を知ることができると、プレスリリース配信の際のアプローチが行いやすいというメリットがあります。
広報活動を始めた頃は記者やディレクターといった個人の連絡先はわかりません。⑴と⑵の方法をメインにメディアリスト作成を行ってください。
(1)や(2)で調べてFAX番号やメールアドレスがわからない場合は、1つ1つのメディアに電話をかけ、送付先と送付方法について確認を行います。
電話をすることについて抵抗がある方もいると思いますが、プレスリリース送付先について尋ねれば、大半は担当部署に繋げてもらえ、送付先も教えてもらえます。

トークスクリプト例

メディアリスト作成のために、メディア1社1社に電話をかけて配信先の情報を得るときに役立つのトークスクリプト例を用意しました。下記の例を参考にメディア側に電話をして配信先の情報を取得してみてください。

お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯と申します。
プレスリリースの送付先についてお伺いしたいのですが、ご担当者様にお繋ぎいただけますでしょうか。

＜担当者と繋がったら＞

○○という新商品の発売に先立ち、プレスリリースの送付先をしたいのですが、配信方法とご連絡先を教えていただけますでしょうか。

例外としてテレビ局に電話する場合、はじめは代表番号からのアプローチになるはずです。そこで上記に番組名を付け加え、下記のように伝えましょう。

（番組名）のプレスリリース送付先についてお伺いしたいのですが〜…。

このように伝えれば番組担当者宛につなげてもらえます。また、全国紙や地方紙の新聞社の場合も、経済部・社会部・生活部など部署が分かれていますので、プレスリリースを配信したい部署名を伝えることでスムーズにつないでもらえます。

担当者や担当部署に確認すること

メディアリストを作成するためにメディア担当者に電話をするときには、下記５点の確認を迅速に行いましょう。

1. 送り先の部署名（大抵教えてくれます）
2. 担当者名（面識がない場合、教えてくれないことが多いです）
3. 直通番号（教えてくれる場合もありますが、メディアにより異なります）
4. FAX、メールアドレス（FAXは大抵教えてくれます）
5. 配信方法（郵送、FAX、メールのどれを希望しているか）

メディアや番組によってはプレスリリース自体を受付していない場合や、情報非公開の場合もございますので注意が必要です。例として、日経新聞はFAX番号、メールアドレスを記者と面識のない方には教えてくれません。面識がない場合、直通番号やFAXは教えることはできないという方針だそうです。日経新聞の場合、郵送で担当部署宛にに送付するか、何らかの手段で担当者と面識を持つこと必要があります。

メディアリスト作成後は定期的な更新を

メディアリスト作りが完成した後は、そのまま放置をするのではなく定期的な更新が必要です。移転や担当者変更、FAX番号やメールアドレスの変更により送付ができなくなった場合は配信先情報の更新を忘れず行いましょう。また、新しく得た情報（担当者名や送付先など）も追加していくことも忘れずに行ってください。

まとめ

今回は広報PRの基礎となるメディアリストの作成について説明いたしました。ゼロからメディアリストを作成することはかなりの時間と労力を要します。しかし、メディアリストを作成することで、自社の広報PR活動において重要な財産となることでしょう。

広報PRの基礎となるメディアリスト作成をはじめてみませんか。記事を読んでみてメディアリスト作りに対する疑問や電話での確認の方法など疑問がありましたらお気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。