セミナーなどの企業のイベントは、メディアとの接点を作る上で非常に重要な役割を担います。イベント自体は他の部署が主催することも多いと思いますが、そこに広報がどうやって入っていけるのかが鍵と言えるでしょう。
例えばそのイベントに、メディアやインフルエンサーを呼べるような要素をどのように入れていくのかが広報の仕事で、せっかくイベントを行うのであれば、そこに発信力のある人たちをどのように呼んでいくのかが重要です。
では、広報としてどのようにイベントをPRに絡められるでしょうか。この記事では、広報としてイベントをPRに活かすための具体的な方法やステップを詳しく解説します。
広報イベントの企画方法
イベントにも、規模の大きさ、オンライン、オフラインなど様々な種類がありますが、イベントを企画する段階で、PRの観点も入れることが重要です。まず初めに、広報としてイベントを計画する際に考慮すべき重要なポイントについて解説します。
目的から決める
わかりやすい方法として挙げられるのは、目的から設定することです。イベントの具体的な企画をする前に、イベント終了後、参加者にどのような行動を取ってほしいのかを具体的にイメージしてみましょう。
例えば、新商品の認知度を高める場合は、記者やインフルエンサーを招待し、メディア露出を狙うプレスイベントが適しています。一方、既存顧客との関係を強化するなら、ユーザー交流会や感謝祭のような参加型イベントが効果的です。このように目的を明確にすることで、イベントの内容や招待客の選定がスムーズに進みます。
予算から逆算
イベントを行う際には必ずコストがかかります。そのため、最初に予算を明確に設定し、そこから開催できるイベントを逆算して決めるのも一つの方法です。
例えば、30～50名の小規模イベントの場合、全体の予算は35～60万円が目安です。中規模以上の場合は150万円以上を見込む必要があります。また、予算を設定する際には、イベント後のフォローアップ費用や予備費も考慮しておく必要があります。
特にメディアやインフルエンサーを招待する場合、会場の雰囲気やイベント内容がどのような内容だったのかによって発信される情報が変わってきますので、それらの準備にも十分な費用を割り当てることが重要になってきます。
メディアに取り上げられる、広報イベントの種類
広報としてイベントを成功させる鍵の一つは、メディアに取り上げられる要素を効果的に組み込むことです。次に、イベントの種類について解説します。
情報提供型イベント
情報提供型イベントは、記者会見、新商品発表会、合同記者発表会などが挙げられます。
これらのイベントでは、商品やサービスの特長を効果的に伝えるために、プレゼンテーションや実演が活用されます。また、プレスツアーやラウンドテーブル、カンファレンスのように、記者と双方向のコミュニケーションを図れる形式も有効です。
たとえば、新商品発表会では、製品の試用体験や開発ストーリーを紹介し、メディアの興味を引き付ける工夫が求められます。プレスツアーでは現地の施設や製造現場を見せることで、取材記事の素材を提供できます。
参加型イベント
参加型イベントは、来場者が体験を通じてブランドを深く理解できる場を提供します。展示会はその典型的な例で、商品の実演やブース設置によりメディアの取材ポイントを明確にすることが重要です。また、ワークショップや体験会、勉強会は、参加者に直接製品やサービスを試してもらうことで、ブランドの魅力を実感してもらえます。
たとえば、体験会では参加者が実際に商品を使用する場面を用意し、それを写真や動画として取材可能にすることで、メディア露出のチャンスを高められます。
体験型イベント
特殊イベントは、セレモニーや授賞式、アワード、コンテストなどが挙げられます。また、体験会のように特定のテーマや業界に特化したイベントは、専門メディアや業界関係者にとっても取材しやすく、PRにも繋げやすいでしょう。
たとえば、授賞式では受賞者のインタビューや、華やかな演出を写真や動画で取り上げやすくする工夫が重要です。こうしたイベントは、ブランドのポジショニングを強化し、広報戦略全体の中で効果的に活用できます。
広報イベントの企画と実施方法
それでは次に、具体的にどのようなステップを踏んでイベントを行うのか、計画段階から実施後のフォローアップにおいて重要なポイントを解説します。
①目標設定
まず初めに、測定可能な目標を設定しましょう。曖昧なゴールではなく、「イベント後にメディア掲載数を10件以上獲得」「SNSのフォロワーを15%増加」「ターゲット層へのブランド認知率を30%向上」など、具体的な成果を見据える必要があります。
たとえば、新商品発表会を計画する場合、商品そのものの特徴だけでなく、イベント自体がどのようにブランドのストーリーを強調するかを考えます。また、購入、SNSシェア、サービス登録などの参加者の行動目標も設定し、それに基づくイベント設計が重要です。
②予算・計画
いくら目標が定まっても、予算にみあった形で開催することが重要です。事前に相場を事前に把握しておきましょう。
1. 会場費用：小規模イベントで10～20万円、大規模イベントでは50万円以上が目安。
2. プロモーション費用：招待状やSNS広告など、5～30万円程度。
3. ゲスト対応費：メディアやインフルエンサーの招待に3～5万円／人。
4. 装飾・アクティビティ費用：10～50万円。
特にメディアやインフルエンサーを呼ぶ際の費用を考慮することが重要です。例えば、インフルエンサーの起用では、フォロワー数に応じて1投稿あたり2万～4万円を見積もると良いでしょう。
予算配分を行う際には、優先順位を明確にし、「どの部分に注力すれば最大の効果を得られるか」を常に意識してください。
③会場設定
イベントでは雰囲気作りが非常に重要になります。
その観点から、会場選びは重要な要素です。アクセスの良い立地を選び、イベントのテーマに合った空間を選定しましょう。例えば、新商品の発表会では洗練されたモダンな会場が適しています。一方、体験型イベントではカジュアルで親しみやすい空間が好まれることが多いです。
また、照明や音響、インターネット環境などの設備も事前に確認し、万全の体制を整えましょう。
④メディアアプローチ
招待状やプレスリリースを通じて、メディアアプローチを行いましょう。
特に、取材価値のあるポイントを明確にし、メディアにとってのメリットを具体的に示すことが重要です。例えば、新商品の独自性や著名なゲストの登場、ビジュアル的に映えるシーンなどを事前に提案することで、取材意欲を高めることができます。
⑤リハーサル
リハーサルは、当日のトラブルを防ぎ、スムーズな進行を確保するために欠かせません。
特に、発表者のスピーチ練習や、メディア対応のシミュレーションを通じて予測される問題を事前に解消することが重要です。
⑥イベント開催
イベント当日は、参加者がスムーズに参加し満足してもらえるよう柔軟に対応することが求められます。
いくらリハーサルをしていても予期しないトラブルはつきものです。事前にスタッフとのコミュニケーション方法を明確にし、迅速かつ的確に対応しましょう。
⑦メディアフォローアップ
イベント終了後、すぐにメディアのフォローアップを行うことが重要です。
参加したメディアやインフルエンサーにすぐにコンタクトを取り、イベントの写真やプレスリリースを提供し、確実に掲載に繋げましょう。
また、SNS投稿のハッシュタグをモニタリングし、ユーザー生成コンテンツ（UGC）の活用も検討することで、さらなる広報効果を得られるでしょう。
広報イベントにメディア・インフルエンサーを呼ぶ３つの方法とコツ
最後に、メディアやインフルエンサーを効果的に呼び込むための方法を解説します。
①SNSを活用した拡散
まずはじめに、SNSを活用してインフルエンサーを呼ぶ方法があげられます。
事前にイベント専用のハッシュタグを作成し、SNS上で話題を作りましょう。また、招待するインフルエンサーが拡散したくなるような魅力的なビジュアルやキャッチコピーを準備することが重要です。
例えば、イベント会場の写真や特別なゲストの発表をSNSで予告することで、関心を引き付けることができます。また、フォロワーを活用したキャンペーン、例えば「SNSで投稿した人を抽選で招待する」などの施策を打っておくことも効果的です。
②プレスリリース
プレスリリースは、メディアへの公式な情報提供手段として欠かせません。リリースでは、イベントの日時や場所、注目すべき内容を明確に記載し、メディアが関心を持つニュースバリューを盛り込みます。
例えば、新商品の発表であれば、商品の特徴や他社との差別化ポイントを強調しましょう。また、イベント当日に「取材可能な場面」や「特別ゲストとのインタビュー機会」があることを記載すると、メディアの取材意欲を高めることができます。
③オウンドメディアやメルマガの活用
自社のオウンドメディアやメルマガも、効果的な告知ツールです。
特に既存の顧客や取引先に向けて、イベント情報を配信することで、参加を促進できます。メルマガでは、イベントの詳細だけでなく、参加者に期待される体験や得られるメリットを強調すると良いでしょう。
オウンドメディアでは、過去のイベントの成功事例や写真を掲載し、今回のイベントが同様に魅力的であることをアピールすることで、参加意欲を高めることができます。
コツ①関連性のあるメディアにピンポイントでアプローチする
イベント内容に関連する業界やテーマに特化したメディアを選定し、ピンポイントでアプローチすることも効果的です。
例えば、食品業界のイベントであれば、食品専門誌や料理ブログ運営者に声を掛けます。関心を持つメディアにターゲットを絞ることで、参加率が向上するだけでなく、記事掲載の可能性も高まります。
コツ②取材ポイントを事前に考える（画になるシーンを考える）
メディアやインフルエンサーには、事前に何が取材できるのか、いわゆる「画になるシーン」を事前に伝えましょう。
インフルエンサーを招待する場合は特に、どのような写真や動画が投稿できるのかがわからないと、いくらイベントの詳細を伝えられたとしても取材するメリットを感じられません。具体的にどのような絵が撮れるのか、何をポストできるのかを事前に伝えることが重要です。
まとめ：イベントは広報次第で、有力なPRネタになる
イベントは、広報の腕次第で非常に有効的なPRネタになります。そのためにも、事前に戦略的なPR企画と徹底した準備、そしてメディアやインフルエンサーを呼ぶことが欠かせません。
しかし、これらの活動をすべて社内リソースで実現するのはかなり時間やコストがかかるのも事実です。業務内容を考えると、あらかじめ専門知識と経験を持つPRのプロに依頼しておくことで、結果として時間もコストも抑えられることがあります。
シェイプウィンでは、PRだけではなくマーケティングの視点から、イベントPR、メディア掲載まで一貫してサポートしています。まずはお気軽にお問い合わせください。
