情報が溢れる現代において、単に商品を売りこむ従来のPR方法を続けている場合、今後市場で勝ち残ることは難しいでしょう。
近年では広報部門を立ち上げ広報活動に注力する企業も増えてきています。広報活動が企業のブランディングに大きな影響を与え、企業戦略にとって重要な役割を担うためです。
しかし広報担当を作ったものの、そもそも広報活動の役割があやふやだったり、どのように効果的な広報戦略を立てればよいのか理解していない方も少なくありません。
この記事では、広報活動の3つの役割とその重要性について詳しく解説します。広報活動をビジネスの現場でどのように応用できるか理解し、企業の目的にあったPR戦略を立てていきましょう。
広報活動とは？
広報と言われて、漠然とPR関係の仕事としか理解していない方も少なくありません。広報活動には、明確な目的と役割があります。まず初めに、広報の基本について解説します。
広報活動の定義
広報活動とは、企業や組織が社会と良好な関係を築き、企業のイメージを形成し維持するためのコミュニケーション活動です。
企業がステークホルダーである公衆、メディア、政府、従業員などと対話を通じて、信頼を構築し、企業のブランドや評判を向上させることを目的としています。このような活動を通じて、企業は持続可能な成長と社会的責任を果たすことが求められます。
広報活動がなぜ会社に必要か
広報活動は、企業が社会に対して正しい情報を発信し、信頼関係を築くための重要な役割を担っています。
企業とステークホルダーとの継続的なコミュニケーションを通じて、企業のブランド価値やイメージを向上させ、社内外の橋渡し役としても機能します。広報活動は、営業とは異なり直接売り上げを生み出すことはできませんが、広報活動によって築かれた信頼は、企業の成長と持続可能な発展に大きく寄与します。
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広報活動の3つの役割とメリット
広報活動は、メディアリレーションズの構築やブランディングの確立、そしてステークホルダーとの関係性構築など、さまざまな役割を果たします。
これらの要素が組み合わさることで、企業は社会的な信頼を得るとともに、持続的な発展を遂げることが可能になります。次に、広報活動の役割について詳しく説明します。
①メディアリレーションズの構築
メディアリレーションズは、企業がメディアとの良好な関係を築くための活動です。
これにより、企業の情報やメッセージが正確に、そして好意的に報道されることに繋がります。信頼性の高いメディアと強固な関係を築くことで、企業のブランドイメージが強化され、さらには危機管理時においても迅速かつ適切な対応が可能となります。
②ブランディングの確立
ブランディングは、企業のアイデンティティを確立し、顧客やステークホルダーに対して一貫したメッセージを伝える活動です。
効果的なブランディングにより、企業は市場での競争力を高めることができ、顧客との深い信頼関係を築くことが可能になります。広報活動を通じて、企業のミッションや価値観を明確に伝えることで、ブランドの一貫性が保たれ、消費者の記憶に残る強いブランドイメージが形成されます。
ステークホルダーとの関係性構築
広報活動において、ステークホルダーとの関係性構築は不可欠です。企業の成功には、顧客、従業員、投資家、地域社会など、さまざまなステークホルダーとの信頼関係が重要な役割を果たします。
広報活動を通じて継続的なコミュニケーションを図ることで、企業はこれらのステークホルダーと密接な関係性を築き、相互の利益を最大化することができます。これにより、企業の持続可能な成長が支えられます。
広報活動の具体例
広報活動は、企業や組織がメディアやステークホルダーとの関係を築き、ブランドイメージを強化するための多岐にわたる手法を含みます。
次に、具体的な広報活動と、それぞれの活動がどのように企業にメリットをもたらすか説明します。
プレスリリース、ニュースレター
プレスリリースとニュースレターは、企業の最新情報をメディアや顧客に効果的に伝えるための基本的なツールです。
新製品の発表、業績報告、イベント開催などのニュースを迅速に共有することで、メディアの関心を引き、企業の存在感を高めます。ニュースレターは特に、顧客やステークホルダーとの定期的なコミュニケーションを維持し、信頼関係を強化するのに役立ちます。
メディアリレーションズ
メディアとの良好な関係を築くことで、企業のメッセージが効果的に広まる可能性が高まります。
広報担当者は、記者や編集者と密接に協力し、企業のストーリーが正確かつ魅力的に伝わるようにします。これにより、ポジティブなメディア露出が増え、ブランドの認知度が向上します。
記者会見の実施
記者会見は、企業の重要な発表や危機管理時において、メディアに対して直接メッセージを伝えるための有効な手段です。
質疑応答を通じて、企業の立場や情報を正確に伝えることができ、メディアの信頼を得ることができます。
社内外イベント企画
企業のブランド価値を高め、顧客やパートナーとの関係を深めるために、社内外のイベントを企画・運営します。
サンプリングイベント、新商品発表会、ワークショップ、カンファレンスなどを通じて、企業のメッセージを直接伝える場を提供し、参加者とのエンゲージメントを強化します。
オウンドメディア運営
オウンドメディアとは、企業が自ら運営するウェブサイトやブログのことです。
オウンドメディアでは、企業の専門知識や業界のトレンドを発信し、SEOを強化することで、企業の信頼性とブランド力を高めることができます。質の高いコンテンツを定期的に提供することで、読者との関係を深め、リードジェネレーションを促進します。
メディアキャラバン
メディアキャラバンは、広報担当者がメディア関係者を訪問し、直接企業のメッセージを伝える活動です。
直接のコミュニケーションを通じて、企業のストーリーがより深く理解され、メディアとのリレーションを構築します。
ソーシャルメディア（SNS）運営
ソーシャルメディアは、リアルタイムでの情報発信や、消費者との直接の対話を通じて、ブランドの認知度を向上させ、エンゲージメントを強化します。
SNSを活用することで、広範なオーディエンスにリーチし、企業のメッセージを効率的に広めることができます。
掲載クリッピング
掲載クリッピングは、メディアに掲載された企業の情報を収集し、分析する作業です。
掲載クリッピングを行うことで広報活動の効果を測定し、次の戦略に反映させることができたり、社会から自社がどのように見られているのか、経営戦略に役立てることができます。
また、競合他社の動向を把握し、自社の戦略を強化するためにも役立ちます。
社内報
社内報は、従業員とのコミュニケーションを強化するための重要なツールです。
社内の最新情報や成功事例を共有することで、従業員のモチベーションを高め、企業文化の一体感を醸成します。また、社内報は、企業のビジョンやミッションを再確認する場としても機能し、従業員のエンゲージメントを高めます。
広報活動でよくある悩み
企業の成長やブランド価値の向上において重要な役割を果たす広報ですが、実際に広報活動を行う際にはさまざまな課題が生じます。
ここまで紹介してきたように、広報活動は多岐に渡ります。次に、広報担当者がよく直面する悩みと解決策について、実際の例も合わせて紹介します。
社内の人が広報活動に協力してくれない
特に中小企業などでは広報の業務が何かを理解していない社員も多く、いきなり社内から協力を得ることは難しいです。
広報担当の宮地さんは、シェイプウィンの広報サロンに登壇した際、社内からの協力を得るために、以下のように取り組んだと話しています。
遠回りに聞こえるかもしれませんが、いきなり社員の方に「協力してください」ということを言い続けても口うるさい広報になってしまうだけなので、まずは各部署のマネージャーに定期的に時間をとらせていただいて、部署の問題点や現状をヒアリングしました。
例えば採用に困っている部門には、どのような人材を求めているのかをヒアリングし、その人材が応募したくなるようなブランディングを作るために、社員インタビューを公開しないかと提案しました。つまり、広報活動は部署の課題解決の力になれるということを伝えていきました。
「この人に相談すれば何か協力してくれるかもしれない」という関係性を各部門と構築することによって、時間が経つにつれて自然といろんな部門から相談を受けるようになったり、広報目線のアドバイスが欲しいと連絡を受けるようになりました。
広報活動は、社内外の信頼を築くことが重要です。そもそも社内での信頼を得なければ、外部でも信頼を得ることは難しいでしょう。
特に社内の信頼を得ることは広報担当にしかできない仕事です。例えば、社外のメディアアプローチやプレスリリースなどの専門的な業務を外部に委託し、広報担当者は自身にしかできないできない業務に集中する方法も成功する広報戦略の一つです。
情報収集に手が回らない
広報担当者にとって、効果的な情報収集は広報戦略の要ですが、日々の業務に追われて十分な時間を確保するのは難しいことが多いです。
PRのネタになる情報を社内から集める場合は、積極的に他部門のミーティングに参加し、PR案件に繋がる可能性のある情報をキャッチすることが重要です。さらに、社内のリレーション構築は広報担当者にしかできないため、メディアアプローチやアポ取りは外部のPR会社に委託し、効率的に広報活動を進めることが効果的です。
メディアに刺さるネタがわからない
メディアに取り上げてもらうためには、ニュースバリューのあるネタが必要です。
ニュースバリューとは、その情報が新規性や重要性、話題性を持つかどうかを指します。例えば、新製品のリリースだけでなく、その背景にあるストーリーや社会的意義を絡めることで、メディアの関心を引きやすくなります。
また、他部門のミーティングに積極的に参加し、どの案件がPR案件に繋がるかを見極めることも重要です。社内でのリレーションを構築し、ニュースバリューのあるネタを見つけることが広報担当者の大切な役割です。
KPIの設定方法がわからない
広報活動の目的やゴールが曖昧なまま、感覚的に進められているケースは少なくありません。
このような場合、成果を正確に測定することが難しく、活動の効果を評価できないこともあります。広報PRのKPIをどうしているのか気になる方も多いのではないでしょうか。
まずは情報発信の目的を明確にし、それに基づいてKPI（重要業績評価指標）を設定することが重要です。例えば、メディア露出件数、ウェブサイトへのトラフィック、SNSでのエンゲージメントなど、具体的な数値目標を設定することで、広報活動の成果を可視化しやすくなります。
さらに、定期的なモニタリングと評価を行うことで、広報戦略を柔軟に調整し、効果的な活動を継続していくことが求められます。
マーケティング部との連携が難しい
広報とマーケティング部門の連携は、広告のタイミングやキャンペーンの統一感を持たせるために不可欠です。
例えば、新製品のリリース時にマーケティングが広告キャンペーンを展開する際、広報活動とマーケティング部門が連携し、メディア露出や記者発表を行うことで、より大きな効果を生むことができます。
こうした課題を解決するためには、両部門が定期的に情報交換を行い、戦略を擦り合わせることが重要ですが、一般的に部門ごとに役割が分かれているため、情報共有や戦略の統一をすることは難しいでしょう。
そのため、外部のPR会社をうまく利用することも有効的です。シェイプウィンでは、PRだけではなく、マーケティング、SEOの観点から企業のPR戦略をサポートしていますので、一貫性のある効果的なPRを実現することができます。
まとめ：広報にしかできない仕事を理解すること
広報活動では、社内外からの多角的な視点を持ち、数多くのアイデアを持ちながらアプローチをすることが成功の鍵となります。特に社内からのネタ集めや、取材対応者の社内調整など、会社について深く理解している広報にしかできない業務がたくさんあります。
しかし広報の業務は多岐に渡り、特にメディアリレーションズやプレスリリースの作成など、専門知識が求められる部分も含めて、全てを自社で行うことは難しいでしょう。そのような部分は、PRの実績があるプロに任せることで、限られたリソースを最大限に活用することができるでしょう。
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