新商品発表会は、商品の価値を最大限に伝える絶好の機会であり、そして商品の今後の成功を左右する重要な一大イベントでもあります。開催をするために、広報部門のみならずマーケティング部門や事業開発部門、そして経営層とも連携しながら多岐にわたる準備を進める必要があるでしょう。
一方で広報部門は、イベントの企画や会場準備に合わせて、プレスリリースやメディア誘致などの準備など、多岐にわたるタスクをこなす必要があります。イベント成功の鍵を握っているのは、広報部門のスキルとノウハウと言っても過言ではありません。
新商品発表会をより効果的なイベントにするために、具体的にいつから、何に取り組むべきなのでしょうか？この記事では、新商品発表会の基本から具体的に取り組むべき内容を、時系列で追って紹介していきます。
新商品発表会とは？目的と開催に向いている案件
新商品発表会は、新しい商品やサービスを市場に発表し、メディアや消費者の関心を引く重要なイベントです。新商品発表会を最大限に活用することで、製品の認知度を高め、その後の販売促進につなげることができます。しかし発表会を効果的なものにするためには、戦略的な計画と細心の準備が必要です。
まずは、新商品発表会の基本的な概要と、開催に向いているPR案件の特徴について紹介します。
新商品発表会を行う目的
新商品発表会を行う主な目的は、新しい商品やサービスを大きく発信し、より広く認知度を高めることです。
プレスリリースの発信でも情報発信をすることはできますが、なぜ時間とコストをかけてまで新商品発表会を開催するのでしょうか？その理由は、製品のコンセプトや特徴、そしてその魅力を強く訴求することができるという、新商品発表会の大きな特徴があるからです。
発表会では単なる情報発信としての目的ではなく、商品開発までのストーリーや企業のメッセージを発信できること。そして、実際に商品を体験することを通じて、新商品発表会参加者の理解度を高めることも目的として持っています。
新商品発表会で実施すること
新商品発表会では、メディアやクライアント、一般の方など幅広いステークホルダーを招き、商品開発部門や代表者からのプレゼンテーションや体験ブースの設置などを行います。
例えばプレゼンテーションでは、商品の機能や利用シーンを具体的に紹介したり、プレゼンテーション中に動画を流すことで、参加者により深く商品について理解してもらうことができるでしょう。
記事の後半では、新商品発表会で行う基本的な内容とそのポイントをまとめていますので、ご覧ください。
新商品発表会に向いているPR案件
新商品発表会を開催することで、様々なことを期待することができますが、一概に全てのPR案件でイベントを開催すれば良いわけではありません。
新商品発表会の開催には、時間とコストがかかるため、新商品発表会を開催すべきPR案件をしっかりと見定めることが重要です。主な例として、新商品発表会の開催が向いているといえるPR案件は以下が挙げられます。
・市場での差別化が求められる革新的な製品
・特に消費者から期待されているブランドの新商品
・特定のニッチ市場をターゲットにした製品
・企業からの強いメッセージ性を持った商品
新商品発表会は、特に市場に新しいコンセプトや革新的な製品を導入する場合に最適です。業界内でのポジションを確立し、競合他社との差別化を図るためにも有効です。
上記で挙げたような製品は、新商品発表会の開催が、商品の価値を最大限に伝えることに向いている案件と言えるでしょう。
新商品発表会の開催で得られる3つのメリット
ここまで新商品発表会の概要について紹介してきました。しかし先ほども触れた通り、新商品発表会を開催するには、一定のコストや時間がかかります。
それでは、新商品発表会を開催することでどのようなメリットを得ることができるのでしょうか？次に、新商品発表会を開催することで得られる3つの利点について掘り下げてみましょう。
参加者へ新商品の深い理解を促進する
新商品発表会は、製品の特性・利用シーン・開発背景などを直接的に伝えることができる絶好の機会です。また、プレゼンテーションやデモンストレーションを通じて、商品の魅力を多角的な視点から発信することもできます。
参加者は、単に媒体を通じて届けられた情報を受け取るのではなく、商品を実際に体験したり、直接質問をして疑問を解消したりすることで、製品への深い理解を持ち、強く印象づけることができます。
雑誌・テレビ・Webなどのメディアに取材される可能性が高まる
メディアがニュースを取り上げるにあたって着目するのは「ニュースバリュー」です。その中でも、消費者が興味を持つ新しい話題やトレンド、つまり「新規制」「独自性」「希少性」などにも注目しています。
そのため、独自の製品や革新的な技術に焦点を当てた新商品発表会の開催をすることで、メディアの注目を集めることができます。多くのメディアで報道されることで、製品の認知度を一気に高め、製品の市場において優位なポジションを確立することができます。
また、イベントの様子やインタビューがSNSで共有されることにより、話題性が増しさらに広い範囲で製品の情報が拡散されるとも言えるでしょう。
メディアや消費者と双方的なコミュニケーションが取れる
新商品発表会では、プレゼンテーションの後に質疑応答の時間を設けることが一般的です。これにより、企業はメディアや消費者から消費者やメディアの生の声を聞くことができます。さらに、フリートークの時間なども設けることで、よりカジュアルな環境の中で意見交換を行うことが可能になるでしょう。
このようなコミニュケーションは、今後の製品の改善やマーケティング戦略の調整に役立ちます。また、双方向のコミュニケーションは、製品への理解を深めるだけでなく、企業と顧客との間に信頼関係を築く基盤づくりにも繋がります。
新商品発表会で行う主な内容
新商品発表会の概要やメリットはわかったものの、具体的に新商品発表会で何を企画すべきなのか、まだ詳細のイメージがつかない方もいらっしゃるかもしれません。
この章では、新商品発表会で一般的に行われる内容やそのポイントについて紹介します。
プレゼンテーション
新商品発表会の核となるのは、プレゼンテーションと言っても過言ではありません。
プレゼンテーションでは、製品の特徴、利点、開発背景などが細かく説明されます。発表内容は、参加者が製品について深く理解しその価値を認識できる魅力的な内容であるよう、事前に準備されていることが重要です。目的に合わせ準備されたプレゼンテーションは、参加者の記憶に残りやすくなります。例として、Appleの新商品発表会などがイメージしやすいでしょう。
動画の放映
製品の特徴や実際に使用されているシーンのイメージを伝えるために、動画の活用も効果的です。
動画は、製品の実際の使用方法やユーザーの声、開発者のインタビューなど、多角的な情報を提供することができます。視覚的な情報は、テキストや口頭での説明よりも強い印象を与え、製品の理解を深めるのに役立ちます。また、開発者のインタビューや開発までのストーリーを伝えることで、参加者に共感性を生み出します。
トークセッション・パネルディスカッション
業界の専門家や製品の開発者を招いて、トークセッションやパネルディスカッションを行うことも、新商品発表会をより魅力的なものにし、参加者の満足度を高めるために有効的な方法です。
これらのセッションでは、製品の革新性や今後の可能性などより深い情報が発信され、参加者への理解を促します。参加者は、製品に関する専門家の意見を聞くことで、製品への信頼感を深めることができると同時に、著名人を招くことでメディアの関心も引くことができます。
展示物の掲載と体験ブースの設置
製品に直接触れることができる展示や体験ブースは、参加者への実体験を生み出す重要なコンテンツです。
展示物では、製品のデザインや機能性を間近で見ることができ、体験ブースでは、製品を実際に使用してみることが可能です。参加者自身が直接体験することで、製品への理解を深め購買意欲を高めたり、商品への理解を深めることにも繋がるでしょう。
新商品発表会の目的に応じて、これらの企画を上手く組み合わせることで、新商品発表会を通じて製品の魅力を多面的に伝えることができます。
新商品発表会の開催方法３選
新商品発表会を開催する方法は多岐にわたりますが、主な開催方法は、プライベートショー形式、プレス発表会形式、オンライン形式の3つが挙げられます。
これらの開催方法はそれぞれ異なる特徴を持ち、目的やターゲット層によって適正が異なりますので、企画の段階でどの開催方法が自社の新商品発表に最適かを判断することが求められます。
この章では、それぞれの開催方法や特徴、メリット、デメリットについて解説していきます。
①プライベートショー形式
プライベートショー形式では、限られた招待客だけを招待する非公開のイベントです。
この形式は、特定のVIP客、重要な取引先、業界のキーパーソンなど、限定されたグループに向けて新商品を紹介します。
この形式の最大の特徴は、参加者に特別感を感じてもらい高いエンゲージメントを得ること、そして参加者との密接な関係性を築くことができる点にあります。製品についての深い説明や個別の質問に応えることで、よりパーソナライズされた体験を提供できます。
メリット
・参加者に対して製品の特徴や価値を直接的に伝えることができる
・一対一の交流を通じて、フィードバックや意見を直接収集できる
・限られた参加者からの情報発信が、特別感を生み出し希少性を生み出す
デメリット
・限られた数の参加者にしかアプローチできないため、製品の認知度向上には限界がある
・イベントの企画と運営に高いコストがかかる可能性がある
②プレス発表会形式
プレス発表会形式は、メディア関係者を対象とした公開イベントです。
この形式の目的は、報道機関を通じて製品の情報を広く一般に伝えることにあります。メディアの報道を通じて、製品の認知度を大幅に高められることが特徴です。プレスリリースの配布や記者会見を通じて、詳細な情報を提供します。
メリット
・広範囲にわたるメディアカバレッジを通じて、製品の大規模な露出が可能
・記者やメディアの質問に直接回答することで、製品に関する情報を正確に伝達できる
・メディアの信頼性を利用して、製品の信頼性を向上させることができる
デメリット
・メディアの関心を引きつけるためには、十分なニュース価値が必要
・負の報道がされるリスクも考慮する必要がある
③オンライン形式
オンライン形式の新商品発表会は、インターネットを介して行われるバーチャルイベントです。
ウェビナー形式やライブストリーミングなど、様々な手法を用いて世界中の参加者に向けて製品を紹介します。特徴として挙げられることは、地理的な制限がないため、世界中どこからでもアクセス可能なことです。また、リアルタイムでの質疑応答やフィードバックの収集が可能で、参加者とアクティブにコミュニケーションを取ることができます。
メリット
・広範囲のステークホルダーにリーチすることができるため、より広く認知度向上を期待できる
・物理的なイベントに比べて低コストで開催でき、準備も比較的容易
・イベントの録画を配布することで後からでも情報を得られるため、時間的な制約を受けにくい
デメリット
・インターネット接続や技術的な問題が発生する可能性がある
・対面でのイベントに比べて、製品を実際に手に取って体験する機会が限られる
・オンライン上のコンテンツの多さと競合するため、注目を集めるためには工夫が必要
これらの開催方法それぞれには独自の特徴、メリット、デメリットが存在します。新商品発表会の目的やターゲットオーディエンス、予算などを考慮して、最適な形式を選択することが重要です。
また、複数の形式を組み合わせるハイブリッド開催も行うことで、異なるニーズに応えより良い成果を得ることも可能です。
イチから解説！新商品発表会の開催方法（事前準備～当日～開催まで）
ここまで新商品発表会の概要やメリット、開催方法についてみてきました。そしてここからは、具体的にいつから何を準備すべきなのか、初めて製品発表会を担当する方でもすぐに取り組めるよう、開催スケジュールを解説します。
事前準備から当日の運営、そして開催後のフォローアップまで、必要なステップを時系列に沿って明確にまとめていますので、ぜひチェックしてみてください。
開催1年前〜半年前：テーマ設定と目標の明確化
まず初めに、新商品発表会における目標とテーマを定めます。商品のユニークな特性や狙い撃ちした市場を踏まえ、伝えたい核心的なメッセージや参加者に残したい印象を決定します。この初期段階で、概算の予算計画も立てておくことが肝要です。
開催5ヶ月前：日程と会場の決定
理想に近い日程と会場を選定します。会場の予約は、可能な限り早期に行う必要があります。アクセスの利便性、キャパシティ、設備の充実度などを基準に、発表会の趣旨にマッチした会場選びを心がけましょう。
開催4ヶ月前：招待リストの作成と企画詳細の策定
対象となる招待者リストを作成します。メディア関係者、業界のキーパーソン、影響力のある人物など、目的に応じた選定が重要です。同時に、発表の内容、プレゼンテーションの構成、デモンストレーションの計画などを詳細に策定します。
開催3ヶ月前：プロモーション計画の立案
プレスリリースの発行、SNSによる情報拡散、招待状のデザイン作成など、発表会のプロモーション戦略を策定します。ターゲット層に合わせたマルチチャネルでの宣伝が効果を発揮します。また、商品やメッセージを反映させた会場の演出も計画に含めましょう。
開催2ヶ月前：資料とプレゼンテーションの準備
発表会で使用する資料やプレゼンテーションの準備を開始します。商品の魅力を最大限に伝えるためのビジュアル資料や動画など、わかりやすく魅力的な内容にしましょう。
開催1ヶ月前：参加者へのフォローアップ
招待状を送付し、参加意向の確認を行います。返信がない場合はフォローアップを行い、参加者の後追いをしましょう。メディアアプローチも同様に、この時点で当日の参加有無や興味関心の度合いを把握し、適切にフォローアップをしていきます。
開催1ヶ月〜1週間前：進行スクリプトの確定とリハーサル
当日使用する機材も含めて発表内容のリハーサルを実施し、スムーズな進行を確認します。また、会場のレイアウトや設備の最終確認を行い、当日に備えます。
当日：スタッフブリーフィング
当日の進行スクリプトを確定し、関係スタッフに対するブリーフィングを行います。役割分担を明確にし、当日の流れをすべての関係者が理解しておくことが重要です。また、メディアが求めるビジュアルを確実に押さえられるポイントや、プレゼンのタイミング、囲み取材の可能性など、いわゆる「絵が撮れるタイミング」を事前に確定し、記者へ事前に共有することより良いでしょう。
せっかく新商品発表会に時間とコストをかけて準備をしても、プレスリリースの配信やメディアへのアプローチが遅れてしまっては、メディア掲載につなげることも難しく、コストに見合った効果を期待することができません。
何より大切なのは、戦略的なスケジュール立案。特に開催時期に関しては、メディアの報道なども考慮し製品発売の約2ヶ月前の開催がおすすめとも言われていますので、しっかりとスケジュールを確認して自社のPRに活かしていきましょう。
メディア掲載まで繋げるには？少しの工夫で変わるポイント
せっかくここまで時間やコストをかけたのであれば、広報担当としてそれに見合った結果をしっかりと得たいという気持ちがあるのではないでしょうか。
単に新商品発表会を終えるのではなく、メディア掲載まで繋げるためには、ただ情報を発信するだけでは不十分です。以下のポイントを押さえることで、発表会をより効果的に活用し製品の魅力を最大限に伝えることができます。
メディアが取り上げやすい「時期・時間」を意識する
メディアの関心を引きつけるためには、メディアが報道しやすい時期や時間帯を選ぶことが非常に重要です。
例えば、土日はビジネス関連のニュースが少なく、新商品の情報が埋もれがちなので避けた方が良いでしょう。また当日中の掲載を狙うのであれば、夕刊の入庫に間に合うように午前中にイベントをスケジューリングすることもポイントです。事前に記者とのリレーションを深め、どのタイミングがベストかヒアリングすることも一つの工夫として挙げられます。
SNSを最大限に活用する
SNSの活用は、新商品発表会の成功に欠かせない要素の一つです。このプラットフォームは、瞬時に情報を広め、主に若年層と直接的にコミュニケーションを取ることが可能になります。SNSを最大限に活用するためには、以下のポイントが重要です。
・事前のティーザーキャンペーン
発表会前に、SNSを通じて商品やイベントに関する予告を公開します。この段階でSNS上で話題性を作り、期待感を高めることができます。
・ハッシュタグの活用
イベント専用のハッシュタグを作成し、すべての投稿に使用します。これにより、関連する投稿を簡単に追跡し、イベントに関するリサーチをすることができます。
・リアルタイムの更新
発表会当日は、SNSを通じてリアルタイムで情報を発信することも有効的です。イベントのハイライトや、製品の写真や動画、参加者の反応などを共有し、イベントに参加できなかった人々にも情報を届けます。
・インフルエンサーの活用
関連する分野のインフルエンサーをイベントに招待し、イベントの様子を自分のフォロワーと共有してもらいます。インフルエンサーの影響力を利用することで、より広範なオーディエンスにリーチできます。
・参加者の投稿を奨励
イベント参加者に対して、特定のハッシュタグを使用してイベントの写真や感想をSNSに投稿するよう促します。参加者自身のネットワークを通じて、イベントのリーチを拡大することができます。
・フォローアップの投稿
イベント後も、製品の詳細、購入方法、メディアのカバレッジなどの情報を定期的に投稿し、興味を持続させます。
SNSの効果的な活用は、新商品発表会の成功に欠かせない要素です。これらの工夫を通じて、より広い範囲での情報発信が期待できます。
メディアへの事後アプローチを丁寧に行う
当日の様子をメディアに取り上げてもらうために、発表会後は迅速にメディアへの事後アプローチを行うことが重要です。
当日参加したメディアはもちろん、参加できなかった記者を含めたメディアに向けて、事後レポートや、イベントのハイライトを含む写真・動画などの素材を迅速に共有することで、追加報道のチャンスを作ります。
また事後レポートは、参加できなかった記者も参加者と同じレベルの情報が得られるよう、丁寧に商品の詳細やその特徴を記載すると良いでしょう。基本的な情報から商品の詳細まで資料にまとめることで、追加取材の必要性を減らし記者の負担を軽減します。
サンプル・ノベルティ・プレスキットを準備する
来場者やメディアに商品の「特別感」を伝え、記憶に残るようなサンプルやノベルティを準備しましょう。
・サンプルの提供
サンプルは、商品の使用感や品質を直接伝えるとても良い方法です。参加者へ新商品のサンプルを準備し実際に手に取ってもらうことで、商品の特徴を実際に体験してもらいましょう。
・ノベルティアイテムの配布
ブランドロゴや商品テーマが入ったオリジナルグッズをノベルティとして配布することも効果的です。ノベルティアイテムを配布することで、イベントの印象づけに役立つだけでなく、SNSでのシェアを促進する効果もあります。ユニークで実用的なノベルティアイテムは、参加者の間で話題性を生み、良い口コミが広がるきっかけにもなります。
・プレスキットの作成
メディア向けに、商品の詳細情報、高解像度の画像、企業の背景情報などを含むプレスキットを準備しましょう。プレスキットは、記者が記事を書く際の基本資料となり、取材の負担軽減となります。
これらのポイントを意識することで、参加者の満足度を高めながら、メディアの報道の質と量を高めることができます。
新商品発表会で失敗しないために注意すべきこと
新商品発表会の成功は企業にとって大きな影響をもたらしますが、一方で不手際があった際の影響の把握やマネジメント方法、そして開催にあたってコスト面の確認などもすり合わせておくことが重要です。
最後に、新商品発表会を成功させるために事前に注意すべきことを確認しましょう。
コスト・人件費がかかることをあらかじめ考慮する
新商品発表会の開催には、会場費や装飾、プロモーション費用など様々なコストがかかりますので、事前にこれらの費用を詳細に計画し、費用対効果を最大化するための戦略を立てましょう。
主なコストには、会場費、装飾・設備費、プロモーション費、人件費、そしてサンプルやノベルティの制作費が含まれます。例えば、都心の一流会場での1日の会場費は50万円〜200万円、装飾や音響・映像設備は20万円〜100万円、プロモーションには10万円〜50万円、人件費には10万円〜100万円（イベントの規模に応じて大きく変動）、そしてプレスキットやノベルティの制作には5万円〜50万円がかかることが一般的です。
また、予期せぬ出費に対応できるよう、全体予算の10%〜20%は予備費として確保しておくことが推奨されます。コスト面を考慮し、メディア掲載などで費用対効果を得られるよう、事前に大体の費用表を作成しておくことが重要です。
開催前までに十分なリハーサルを行う
新商品発表会の成功は、準備とリハーサルにかかっていると言っても過言ではありません。
特にオンライン配信などをする場合、例えばストリーミングやプレゼンテーションなどで技術的なトラブルが発生するリスクがありますので、これらのリスクを最小限に抑えるため、開催前までに十分なリハーサルを行うことが重要です。そして、機材のチェックと操作の練習を十分に行いましょう。
また、登壇者のプレゼンテーションや司会進行などもスムーズに進められるか、時間配分は適切か、投影資料に不備はないか、細かな点においてもチェックすることが重要です。
まとめ：
新商品発表会の開催は、その商品の市場での成功を左右する重要なイベントです。ここまでの記事で、イベントを成功させるための事前の準備や当日の運営、そして事後のフォローアップのノウハウを紹介してきました。
しかし、企画から運営まで多岐にわたる準備を自社で全て対応するのはかなりハードルが高いと言えます。特に新商品発表会で失敗する例として、運営の準備に追われてしまい、PR業務を後回しにしてしまうパターンが多く挙げられています。
そのため新商品発表会を成功させるために、早めの段階でPR会社に依頼することも選択肢の一つです。シェイプウィンでも、200社以上を支援したノウハウを活かし、PRをベースとした総合マーケティング支援ができます。新商品発表会やイベントの運営も数多くサポートしてきた実績がありますので、まずは相談からお気軽にご連絡ください。
